INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS

El análisis interno de la organización da origen a un informe interno, el cual es realiza para fines administrativos y el administrador esta en contacto intimo con la empresa, tiene acceso a los libros de contabilidad y en general todas las fuentes de información del negocio están a su disposición.  Los resultados de su trabajo son más satisfactorios debido a que el analista interno esta mejor informado de las peculiaridades y movimientos del negocio.

El análisis interno y el externo, por su parte, se diferencian uno del otro en que el primero tiene acceso o toda la información necesaria para el análisis, pues se realiza dentro de la propia empresa;  en tanto que el análisis externo es llevado a cabo fuera de la empresa, bien sea por un analista de crédito, asesores de inversiones, o cualquier persona interesada.

En el informe de carácter externo el analizador no tiene contacto con la empresa, y la única información con la que cuenta es la que la empresa juzgue pertinente proporcionar.

Para el análisis de los Estados Financieros se requiere de tiempo, dinero y esfuerzo, al hacer la presentación del análisis se debe de establecer la relación existente entre el  informe y el informado, se debe por lo tanto preparar un informe específico para cada caso.

Se debe de realizar una adecuada presentación, de tal manera que capte la atención del lector, con lo cual se habrá logrado realizar una adecuada presentación, así por lo anterior el informe requiere que se realice de la siguiente forma:

-COMPLETO: presentación de datos favorables como desfavorables.

-LÓGICAMENTE DESARROLLADO: el trabajo debe de estar dividido en etapas, cada una permitiendo el desarrollo de los temas siguientes de forma natural y lógica, el problema y la base vienen primero las conclusiones al final

-CLARO Y PRECISO: los hechos deben de estar asentados concisamente, conclusiones y recomendaciones accesibles y justas, las soluciones deben de ser viables para un mismo problema.

-CONCRETO: no debe de contener material extraño al problema, y que se deben de referir a casos específicos y determinados del negocio., deben de evitarse abstracciones y generalizaciones.

-OPORTUNO: La utilidad de un informe depende de la oportunidad con que se estén proporcionando los resultados, por lo anterior la información debe de ser siempre oportuna, ya que un informe extemporáneo ocasiona una situación falsa de apreciaciones inmediatas que sirven de orientación para la toma de decisiones, ya que estas pueden afectar periodos largos y cortos.

Las organizaciones cuentan con informes relacionados a:

·       Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.

·       Un informe en que se declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.

·       Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.

·       Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.

·       Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.

·       Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.

·        Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.

·       Un informe presentado por los comisarios de la misma.

MODELOS DE INFORMES

En los siguientes enlaces conseguirán modelos de informes financieros con sus respectivos estados financieros:

http://www.gtech.com/site_resources/pdfs/FY2003_spanish.pdf

http://informes-financieros.blogspot.com/2008/03/principales-informes-contables.html

http://www.tauniversity.org/tesis/Tesis_Omar_Vivas.pdf

http://www.bcv.org.ve/edosbcv/edosbcv.asp

CONCLUSIÓN

Como se vió a lo largo de esta unidad, los informes se realizaran de acuerdo a las personas que le darán uso, es decir que puede ser de carácter interno o externo. El interno será para los miembros de la empresa desde el nivel más alto hasta el inferior, y de carácter externo será el que requiere el Gobierno, posibles inversionistas, en síntesis el público en general.

EL Informe interno será aquel dirigido a la administración, siendo su principal objetivo evaluar las operaciones de la empresa, detectando los puntos débiles y fuertes de ella, así como establecer medidas correctivas a aquellos puntos que afecten las operaciones. Así este brindara a los accionistas las posibilidades de decidir si siguen aportando o participando en la empresa.

Sea cual sea el tipo de informe que se presente este debe de cumplir con ciertos atributos que lo distingan de cualquier otro y que presenten también una adecuada imagen del a empresa, dichos atributos son: Claro,  Limpio, Terminología Accesible, Bien redactado, Concreto y Bien Presentado.

INFORMES DE PDVSA

A través de este link podrás acceder a los informes financieros de la empresa más importante de Venezuela PDVSA

Los métodos de análisis más utilizados son los siguientes

·       Razones simples

·       Estados comparativos

·       Tendencia

·       Porcentajes integrales

·       Flujos de fondos y de efectivo

·       Razones estándar

1. RAZONES SIMPLES

Éste es el mas utilizado para analizar la información financiera, y consiste en relacionar una partida con otra, o bien, un grupo de partidas con otro grupo. Es muy común relacionar la partida de ventas con la de cuentas por cobrar, o bien, relacionar los activos circulantes con los pasivos circulantes, constituyendo ambos elementos de la razón un conjunto de partidas. Se podrán relacionar partidas de un mismo estado financiero entre sí, o bien, de distintos estados financieros. Por ejemplo, se puede relacionar el pasivo con el capital contable, información contenida en el estado de situación financiera, o también, la partida del costo ventas con la de inventarios siendo del estado de resultados y estado de situación financiera respectivamente.

2. ESTADOS COMPARATIVOS

Un estado carece de significado si no se realiza la base comparativa, ésta podrá hacerse normalmente entre los estados financieros del presente año con los de varios años anteriores, o también, con los de otras empresas del mismo ramo. Algunas ocasiones se tiene que hacer con los estados financieros elaborados con datos históricos o reales con los estados financieros que previamente se habían elaborado de manera proyectada (Estados pro forma).

Este método pertenece a los denominados horizontales, pues se refiere al análisis de varios periodos. Estos estados de situación financiera se presentarán en forma de reporte para facilitar su análisis.

3. TENDENCIAS 

Al igual que el método de estados comparativo, el método de tendencias es un método horizontal de análisis. Se seleccionará un año como base y se le asignará el 100% a todas las partidas de ese año. Luego se procederá a determinar los porcentajes de tendencias para los demás años y con relación al año base. Se dividirá el saldo de la partida en el año de que se trate entre el saldo de la partida del año base. El resultado se multiplicará por 100 para encontrar el porcentaje de tendencia.

Un porcentaje mayor a 100% significará que ha habido un aumento en el saldo de la partida con respecto al año base Los porcentajes de tendencias de una partida deberán compararse con los porcentajes de tendencias de partidas similares.

4. PORCENTAJES INTEGRALES

Las grandes cifras que aparecen en los estados financieros pueden confundir a un lector de los mismos. Una manera de simplificar la comprensión es el convertir dichas cifras a porcentajes integrales, en donde se respeta la máxima matemática: el todo es igual a la suma de sus partes. Si se aplica este método al estado de resultados, se consideran las ventas netas como un 100% y se relacionarán el resto de las partidas del estado de resultados con dichas ventas netas.

5.- LOS FLUJOS DE FONDOS Y FLUJOS DE EFECTIVO 

Al realizarse este tipo de método se toma en cuenta la información presentada a dos balances compasivos correspondientes al del año anterior y año actual de tal forma se podrá elaborar un Estado de Flujo de Fondos o un Estado de Flujo de Efectivo Al estado de Flujo de Fondos o Estado de Cambios en el Capital Neto de Trabajo se le domina con frecuencia como estado financiero de las grandes finanzas, cuya función es determinar aquellos cambios que surgen e una partida no circulantes  que constituye una fuente o una aplicación del capital neto de trabajo. Se puede mencionar que entre las fuentes de financiamiento destacan los provenientes de emisiones de obligaciones o de acciones, así como aplicaciones de recursos en la expansión de negocios mediante la adquisición de activos fijos.

6.- RAZONES ESTÁNDAR

Este método se considera como razón promedio. En estadística existen formas en el cual se puede determinar el pre mediación:

La media Aritmética

La mediana

La moda

La media aritmética: es el promedio más utilizado y se obtiene sumando los términos para luego poder proceder  a dividir dicha suma entre el número de dichos términos.

La mediana: es una medida de posición y su ventaja es que no afecta a valores extremos. Se ordenar los términos de menor a mayor  y el término que se encuentra a la mitad de dicho ordenamiento  determinara el valor de la mediana:

La moda: es el valor que se repite más.

IMPORTANCIA DE LOS INFORMES FINANCIEROS

La importancia de los informes financieros radica en que responderá las principales interrogantes de todo aquel ejecutivo interesado en la empresa, algunas de estas personas que pueden estar interesadas son las siguientes: accionistas, inversionistas, empleados, gobierno y público en general.

A través de este se puede evaluar la actuación de la administración, a su vez conocer los resultados de su gestión,  poniendo una atención especial en la información contable.

Los resultados obtenidos le permitirán a los accionistas decidir si venden sus acciones o si compran nuevas acciones.   Los asesores de inversionistas habrán de  analizar la información financiera para prestar mejor servicio a su clientela.   Los analistas de crédito estudiaran la información contable de los solicitantes para seleccionar aquellos a quienes se les habrá de conceder crédito.

Todo accionista espera que su inversión sea reintegrada a través del reparto de dividendos, y esta información esta detallada en el informe financiero.

EL INFORME FINANCIERO

Dentro de todo ente económico, es necesario que se tenga información precisa de lo que es la empresa con la finalidad de poder mostrar a la sociedad, en sus diversas áreas, que es está, como esta operando, y todo lo relevante que pueda servir para decidir en torno a ella, además que no solo es utilizada dicha información para el exterior, sino también internamente, ya que en base a esta información proporcionada, los accionistas tendrán una amplia visión de cómo esta trabajando su capital, los rendimientos que se están obteniendo y en base a esto tomar decisiones bien fundamentadas.  

Un informe financiero es una interpretación en la cual el analista mediante comentarios, explicaciones, sugestiones, gráficas, etc., hace accesible a su cliente los conceptos y las cifras del contenido de los estados financieros que fueron objeto de su estudio. El contenido del informe está basado en los conocimientos y resultados que obtenga el profesional en su análisis

Las empresas no pueden considerarse como organismos independientes; solo el análisis de los datos internos es suficiente para forjar opiniones adecuadas sobre la situación financiera y rentabilidad de un negocio, el análisis se puede completar con información relativa a las condiciones que prevalecen dentro del negocio y sobre las cuales la administración tiene control, análisis de las condiciones que prevalecen fuera del negocio, y sobre las cuales la organización no tiene ningún dominio pero que pueden incidir en el funcionamiento de la misma , como seria regulaciones dictados por el gobierno nacional  

Entre los aspectos más importantes que se debe tomar en cuenta en la presentación de un informe financiero tenemos:

CUBIERTA: La cual consta de:

a. Nombre de la empresa

b. Denominación de tratarse de un trabajo de interpretación de estados financieros o el tema que corresponda.

c. La fecha o periodo a que correspondan los estados.

ANTECEDENTES: Esta sección es donde consta el trabajo de análisis realizado, y esta destinado generalmente para lo siguientes puntos:

a. Mención y alcance del trabajo realizado.

b. Breve historia de la empresa, desde su constitución hasta la fecha del informe.

c. Breve descripción de las características mercantiles, jurídicas y financieras de la empresa.

d. Objetivos que persigue el trabajo realizado.

e. Firma del responsable.

Adicionalmente se pueden adjuntar como Anexos otros datos que son muy importantes para la elaboración de un informe como lo son:

ESTADOS FINANCIEROS: En esta parte se presentan los estados financieros de la empresa, generalmente en forma sintética y comparativa, procurando que la terminología sea totalmente accesible a los usuarios de la información.

GRAFICAS: Generalmente este informe contiene una serie de gráficas que vienen a ser aun más accesibles los conceptos y las cifras del contenido de los estados financiero, queda a juicio del analista decidir el número de graficas y la forma de las mismas.

COMENTARIOS, SUGESTIONES Y CONCLUSIONES: Aquí se agrupa en forma ordenada, clara y accesible los diversos comentarios que formulaba el responsable del informe; asimismo las sugestiones y conclusiones que juzgue pertinentes presentar.